|
Kiedy właściwie możemy powiedzieć, że projekt się zakończył?
Zakończenie projektu powinniśmy mieć we własnej głowie już na samym jego początku. Kiedy ludzie definiują sobie cel projektu - najczęściej zakładają uzyskanie jakiegoś konkretnego efektu. Efekt to nic innego jak skutek, jak stan jaki chcą przeżywać w związku z projektem, jak to, co chcą osiągnąć. Jeżeli nazwiemy to sobie i będziemy podążać ku efektowi - to już na starcie możemy przewidzieć zakończenie projektu i je sobie zdefiniować.
To świetnie, jeżeli uda nam się osiągnąć te cele, ale zdarza się, że projekt toczy się zupełnie inaczej, niż to sobie wyobraziliśmy. Jak dojrzeć, mimo porażki, do poczucia, że to już jest koniec?
Może dobrym rozwiązaniem byłoby określenie ram sukcesu. Jeżeli chcemy mieć zadania zrealizowane na 100%, może się zdarzyć, że na te 100% nie mamy wpływu. Nawet jeśli osoba odpowiedzialna za projekt da z siebie wszystko, to przecież są jeszcze czynniki zewnętrzne - ludzie czy inne zasoby, których nie możemy kontrolować, a co za tym idzie - być odpowiedzialnym za porażkę.
Dlatego dobrze określić sobie sukces w kilku kategoriach. Czym on jest dla mnie? Czym dla uczestników projektu? Czym dla organizacji, społeczności? Im więcej określimy sobie tych kategorii, tym większa szansa, że w którejś z nich osiągniemy sukces, a to pozwoli nam przeżyć dobry stan.
Warto robić podsumowanie w formie jakiegoś raportu? Nawet dla samego siebie?
Tak, myślę, że to podstawa. Po pierwsze, podsumowanie służy przedstawieniu wyników - ilościowych i jakościowych. Zbilansowaniu działań. Podsumowanie służy też bardzo ważnej rzeczy, o której czasami zapominamy - celebrowaniu sukcesu. Dzięki temu mamy energię do kolejnych działań, ale możemy też pomyśleć o sobie jako o pełnym człowieku, który ma ważne cechy i umiejętności - ich istnienie często uświadamiamy sobie właśnie dzięki projektowi.
Jakie dane powinniśmy zebrać do takiego podsumowania?
Oprócz standardowych danych, które zbieramy podczas podsumowania każdego projektu, dane to też wiedza dotycząca kontaktów z konkretną grupą, do której był adresowany projekt. Tego nie odzwierciedlają liczby czy opisy. Tę wiedzę rzadko kiedy mamy na początku projektu - ona jest wartością, która pojawia się podczas realizacji zadań i pozwala znowu "wejść" w daną społeczność podczas kolejnych zadań.
Wspomniała pani o celebracji - jak świętować zakończenie projektu?
Warto sobie zaplanować małe święta już w trakcie realizacji projektu. Nagroda za ukończony etap stanowi zamknięcie pewnej części. Ta część wpływa na całość, która przybliża do końcowego efektu. Nagroda buduje motywację do realizowania kolejnych zadań. Finałowi powinna towarzyszyć największa feta - oczywiście w dowolnej formie.
Oprócz celebracji indywidualnej, warto też zorganizować grupowe świętowanie - tak jak to się dzieje w przypadku Młodych Menedżerów Kultury. Podczas takiego finału projektu, można usłyszeć od siebie nawzajem, że sukces niejedno ma imię, poznajemy wtedy różne definicje sukcesu. Czasami w naszych własnych głowach osobista definicja sukcesu bywa zbyt wąska. A dzięki takim spotkaniom odkrywamy nowe obszary, w których możemy przyznać, że osiągnęliśmy sukces.
To nas napędza do działania?
Tak, ale daje też najzwyczajniej w świecie dobre samopoczucie. Pozwala myśleć, że skoro inni uważają, że jakaś rzecz jest sukcesem, to może ja też powinienem tak na nią spojrzeć? Może okaże się, że osiągnąłem więcej, niż mi się wydaje.
Nie można bagatelizować tego dobrego stanu, który daje nam pozytywne myślenie na własny temat. Jesteśmy wtedy bardziej twórczy, bardziej chętni do działania. Tak więc jeżeli wprawimy siebie i grupę w dobry nastrój - większa będzie szansa, że nabierzemy ochoty na kontynuację wspólnej pracy.
A jeżeli nie potrafimy myśleć o sukcesach, tylko skupiamy się na tym, co nam nie wyszło?
Pomyślmy o tych niepowodzeniach jako o czerwonych światłach, które pokazywały ryzyko, ale my byliśmy w stanie przez nie przebrnąć i uratować całość projektu. Zamiast koncentrować się na nieszczęściu - pomyślmy o tym, co nam pomogło z tego nieszczęścia wyjść i mimo wszystko ukończyć projekt .
Kiedy jest dobry moment na proponowanie kolejnego działania - na fali największego zadowolenia, euforii, czy może lepiej trochę odczekać, aż emocje opadną?
Takich momentów jest wiele. Pamiętajmy o tym, że dobry menedżer to ten, który zostawia przestrzeń na świętowanie sukcesu, na radość, ale pozwala też ludziom zwyczajnie odpocząć. Poza tym - podczas projektu powinien uważnie obserwować swój zespół. Być może już na poszczególnych etapach wyłonią się liderzy od konkretnych działań. Znając kompetencje tych ludzi - wiemy, co możemy planować i proponować dalej. Często jest tak, że ludzie sami proponują kolejne pomysły. To dobry znak zarówno dla zespołu, jak i menedżera, bo świadczy o prawdziwej potrzebie angażowania się w kolejne przedsięwzięcia.
przygotowała Olga Mickiewicz
|
