Grupa to zbiorowość, w której członkowie połączeni są jakąś więzią, np. społeczną, to także zespół ludzi spełniających określone zadanie (za: Słownik języka polskiego). Już same definicje podkreślają, że grupę tworzy kilka osób działających dla wspólnego celu. Współpracując razem, w zespole, można wiele zdziałać, a tym samym sprawić, że podejmowane inicjatywy będą jeszcze bardziej efektywne. Wszystkiego nie zrobimy w pojedynkę. Warto pomyśleć o całej grupie, rozdzielić obowiązki między sobą, tak aby każdy mógł coś zrobić.
Spotkania grupowe to ważny element dobrego projektu, w szczególności w fazie przygotowania, czyli na etapie, kiedy zbieracie energię niezbędną do realizacji wspólnej inicjatywy. Na samym początku podejmujecie decyzje, mające wpływ na dalsze działania – podział obowiązków, ustalenie metod pracy, sposobu komunikowania się czy informowania o prowadzonych akcjach. Trzeba zwrócić uwagę na dwa sposoby organizacji spotkań grupowych:
a) sytuacja, gdy wszyscy członkowie grupy się znają, bo mieszkają na tym samym podwórku czy osiedlu; wówczas plan i organizacja spotkania są pomocne w ustaleniu konkretów, omówieniu ważnych spraw;
b) sytuacja, gdy w zespole pojawiły się nowe twarze i większość osób się nie zna; organizatorzy spotkanie powinni podjąć takie działania, aby zaangażować w dyskusję wszystkich uczestników. Na wstępie warto się poznać, opowiedzieć o swoich zainteresowaniach, pomysłach.
Wspólny kontrakt
Fundacje i stowarzyszenia posiadają statuty regulujące ich wewnętrzną strukturę, natomiast wy – grupa młodzieżowa (nieformalna), możecie spisać wspólny kontrakt, czyli zbiór zasad zgodnie, z którymi będziecie pracować podczas trwania projektu. Zróbcie to najlepiej na pierwszym spotkaniu, przed realizacją kolejnych działań. Każdy powinien wiedzieć, jak się zachować w stosunku do innych, aby nie przeszkadzać kolegom w pracy czy działani?u. Nie należy zapominać o tym co dobre i co konieczne. Najlepiej, jeśli każdy członek grupy poda własną propozycję zasady czy reguły, która według niego jest ważna. Kontrakt to podstawa pracy zespołowej! Zasady możecie spisać na dużym (np. szarym) papierze i wywiesić w widocznym miejscu, aby można do nich powracać.
Nazwa grupy
Zastanówcie się także nad nazwą dla grupy, jeśli jeszcze jej nie macie. Nie będziecie już anonimowym zespołem czy grupą nieformalną. Wspólna nazwa zapewne was złączy, zintegruje. Pomyślcie o materiałach promujących zespół – blog, forum, strona internetowa. A może lepsze okaże się hasło lub logo grupy, które np. umieścicie na koszulkach?
Co zrobić? Jak przygotować spotkanie?
- Wybierzcie dogodny termin i miejsce spotkania. Zadbajcie o poczęstunek. Lepiej pracuje się, gdy w czasie przerwy można coś przekąsić lub napić się dobrej herbaty. Ciekawym rozwiązanie jest, aby każdy z was przyniósł coś do jedzenia lub picia. Wówczas działacie wspólnie, uzgadniacie między sobą szczegóły. Regularne spotkania w tym samym czasie i miejscu są dobrym pomysłem.
- Przygotujcie miejsce spotkania. Jeżeli dysponujecie własną salą czy świetlicą dostosujcie ją do waszych potrzeb, możecie przywiesić korkową tablicę lub po prostu biały papier, na którym zapiszecie lub przywiesicie ważne informacje. Kartki i długopisy będą przydatne do sporządzenia notatek. Jeśli w czasie spotkania odbędzie się głosowania, osoba prowadząca lub ktoś inny z grupy, może przygotować specjalne karteczki, aby później zaoszczędzić czas. Krzesła najlepiej rozstawcie w kręgu, ułatwiając komunikację między uczestnikami. (Ustawienie krzeseł w czasie spotkania…)
- Warto pomyśleć o prowadzącym spotkanie, czyli o osobie, która pokieruje warsztatem i będzie czuwać nad porządkiem i planem. Nie musi być to lider grupy.
- Przygotujcie listę spraw do omówienia. Warto na początku ustalić plan, według którego poprowadzicie spotkanie. Postarajcie się, aby wybrać kilka problemów czy zadań, nad którymi będziecie pracować. Możecie określić także czas, który przeznaczycie na poszczególne tematy zapisane w planie. Przygotujcie się, że niektóre punkty będą wymagały dokładnego omówienia, wyjaśnienia. Dyskusja lub rozmowa nad jedną kwestią mogą się przedłużyć... Wówczas prowadzący spotkanie powinien tak pokierować uczestnikami, aby zaplanowane zadania udało się przedstawić. Plan nie powinien być „sztywny”, a wręcz przeciwnie „elastyczny”, który można modyfikować w zależności od rozwoju spotkania i zaangażowania członków grupy. Jeśli w trakcie warsztatu nasuną się wam dodatkowe pytania, zapiszcie je na kartce, a następnie przedstawcie je kolegom, opowiedzcie o nich na forum. Zazwyczaj każda, na pozór wydająca się „błahostka”, może okazać się ciekawym tematem do obrad. Podzielcie zadania, które wykonacie w najbliższym czasie.
Przykładowy plan spotkania:
15.03.2010
Temat: Przygotowania do organizacji wystawy.
- Powitanie uczestników. Wspólne gry - zastrzyk pozytywnej energii na dobry początek.
- Ustalenie tematu wystawy fotograficznej.
- Termin i miejsce (maj? czerwiec? Dyrektor domu kultury może udostępnić salę po 15 czerwca).
- Przygotowanie programu (czy oprócz wystawy zaprezentujemy najnowszy spektakl grupy teatralnej? Albo zorganizujemy warsztaty robienia biżuterii z filcu lub konkurs plastyczny dla najmłodszych gości?) Kto zajmie się wyborem zdjęć na wystawę? Kto pojedzie do fotografa, aby je wywołać?
- Przerwa, „energizer”.
- Sponsorzy (potrzebujemy napojów i ciastek (ile?); a może zadzwonimy do cukierni pani Krysi i poprosimy ją o wsparcie?).
- Kto opracuje projekt zaproszeń? (zaproszenia przygotowujemy sami czy drukujemy je u Pana Tomka z drukarni) Kogo zapraszamy? (sporządzenie listy gości) Kto wręczy zaproszenia? (wybieramy delegację czy zapraszamy gości wspólnie – całą grupą?) Ustalenie terminu przygotowania zaproszeń.
- Zamieszczenie informacji na blogu i forum internetowym (kto opracuje notatkę ze spotkania i zamieści ją w sieci?)
- Zakończenie (przypomnienie członkom grupy zadań, które powinni wykonać do najbliższego spotkania).
- Sprawdźcie, czy osoby wywiązały się z zadań, które miały wykonać. Na wstępie ustalcie scenariusz działania na wypadek „kryzysu” w grupie, jest on ściśle związany z harmonogramem działań i podziałem obowiązków w zespole. Na początku ustalmy „punkty kontrolne”, za pomocą których sprawdzamy, czy wywiązaliśmy się z powierzonych nam zadań. (O wyzwaniach i możliwościach lidera, o pracy zespołowej, o wielkiej sile komunikacji i o tym, że nikt nie rodzi się sobą)
- Koniecznie zróbcie notatki. Zapisujecie to, co jest ważne. Warto powołać sekretarza, który sporządzi sprawozdanie. Możecie opracować materiały ze spotkania (np. wydrukowana prezentacja, program) i wręczyć je uczestnikom. Dla ułatwienia notatki/sprawozdanie prześlijcie mailem lub zamieśćcie na wspólnym blogu. W ten sposób nie tylko wy, ale i osoby zainteresowane działaniami grupy będą mogły podziwiać waszą aktywność. Nie zapominajcie o komunikacji między spotkaniami czy w trakcie realizacji działań. Możecie modyfikować plan działania, jeśli według was zmiana wpłynie korzystniej na przygotowywaną inicjatywę.
- Zastanówcie się nad tym, co przedyskutujecie na następnym spotkaniu.
- Wyznaczcie termin kolejnego spotkania.
- A teraz coś dla relaksu, poprawy ducha, zregenerowania sił - „energizery”, czyli ćwiczenia i zabawy grupowe. Warto w trakcie trwania spotkania ogłaszać kilkuminutowe przerwy, podczas których zmotywujecie wszystkich do pracy. Zbyt długa rozmowa czy dyskusja po pewnym czasie jest mecząca.
e-integracja [linki]:
Więcej informacji o planowaniu i realizacji projektu znajdziesz w książce Towarzystwa „ę” - „Inspiracja-aktywacja” |
