|
Przede wszystkim warto zdać sobie sprawę z jednej rzeczy - nad czasem panować się nie da. Płynie on w swoim rytmie, czy nam się to podoba czy nie. Można jednak panować nad sobą. Dlatego też nie mówimy o zarządzaniu czasem, ale o zarządzaniu sobą w czasie.
Określ, co jest dla ciebie ważne
Wszystkie sprawy do załatwienia można podzielić według tego, jak są ważne i pilne. Dzięki temu zyskamy cztery kategorie spraw: ważne i pilne; ważne, ale niepilne; nieważne, ale pilne; nieważne i niepilne.
Takie rozgraniczenie pomoże nam z niektórych spraw zrezygnować, a niektóre odsunąć w czasie. Starajmy się ważne rzeczy planować z wyprzedzeniem - dzięki temu unikniemy stresu związanego z załatwianiem wszystkiego na ostatnią chwilę (przyda się lista rzeczy do zrobienia i kalendarz).
Podczas robienia listy warto rozpisać sobie: najważniejsze cele, poszczególne działania, które pomogą je osiągnąć i wskaźniki, po których poznasz, że dany cel udało się zrealizować.
Przykład:
Kwiecień
cel: wypromowanie mojego projektu
działania: aktualizowanie strony internetowej, rozwieszenie plakatów, rozesłanie informacji do mediów, założenie na portalu społecznościowym profilu wydarzenia
wskaźniki: artykuł w lokalnej prasie, informacja o projekcie w lokalnym radiu, 20 plakatów wiszących w różnych częściach miasta, 50 osób zainteresowanych wydarzeniem na portalu społecznościowym
Kontroluj swoje działania
Pamiętaj o tym, że nie zarządzasz czasem, który jest żywiołem niemożliwym do opanowania. Kontrolujesz siebie - a to już znacznie łatwiejsze do zrobienia.
Myśl o konsekwencjach swojego działania. Jako pan lub pani swojego życia możesz zabrać się za realizację projektu kilka miesięcy wcześniej albo w ostatniej chwili. Od ciebie zależy, czy potem spokojnie będziesz wykonywać zadania zgodnie z planem, czy w popłochu robić wszystko w ostatnich dniach i godzinach.
 |
| fot. Tomasz Adamowicz |
Rób tylko to, na co masz wpływ
Chciałbyś, aby na czas projektu przestrzeń twojej niewielkiej biblioteki zamieniła się w nowoczesne centrum kultury? Powiedzmy sobie szczerze - szanse na to są małe. Zastanów się, co realnie możesz zrobić. Walkę z wiatraki zamień na staranne zrealizowanie małej, ale ważnej rzeczy - twojego własnego projektu.
Chciałbyś stworzyć w swojej miejscowości kino albo radio? Jeśli nie masz do dyspozycji gigantycznych środków i dużego zespołu ludzi - raczej to się nie uda. Ale można zorganizować pokaz filmowy, DKF, założyć blog lub portal opowiadający o sprawach waszego miasta. To też są ważne rzeczy, które leżą w zasięgu twoich możliwości.
Pomyśl, co mogą zrobić za ciebie inni
I wcale nie chodzi tu o przerzucanie swojej pracy na innych, ale o rozsądne zarządzanie. Na pewno wokół ciebie są osoby, które chętnie ci pomogą. Ktoś może zająć się prowadzeniem strony projektu, ktoś inny powiesi plakaty. Znajdź osoby, które przygotują salę na warsztaty i takie, które pomogą ci w kupowaniu i przewożeniu materiałów.
Pamiętaj jednak, że to ty jesteś koordynatorem. Nie tylko rozdzielaj pracę, ale też zadbaj o to, aby każdy, kto ci pomaga, poczuł się doceniony.
Poznaj zasadę 80/20
Tę zasadę odkrył pod koniec XIX wieku włoski socjolog, Vilfred Pareto. Zauważył on, że 80% wyników wypływa z 20% przyczyn. Mówiąc prościej: 20% naszego czasu wystarczy zazwyczaj na wykonanie 80% pracy. 20% naszej pracy daje 80% efektów. 20% efektów daje nam 80% satysfakcji, itd.
Warto znać tę zasadę, żeby uświadomić sobie, jak ważne jest analizowanie zadań stojących przed nami. Nie jest łatwe podejmowanie decyzji, które zadania stanowią akurat te najważniejsze 20%. Nie wolno też przywiązywać się ściśle do proporcji 80/20 - czasem może to być 70/30, a czasem 90/10. Pomoże to jednak uświadomić sobie, że nie wszystkie rzeczy do zrobienia są tak samo ważne i skupić się na tych najbardziej istotnych.
Na podstawie:
- Richard Koch "Zasada 80/20" wyd. Medium 1998
- Witold Kołodziejczyk "Jak skutecznie zarządzać swoim czasem" wyd. CKE 1996
Olga Mickiewicz
|
